Politique de confidentialité

Sommaire de page

• 1. Préambule
• 2. Délégué à la protection des données
• 3. Bases juridiques et finalités de nos traitements de données
• 4. Destinataires de vos données
• 5. Transferts de vos données
• 6. Durées de conservation de vos données
• 7. Sécurité de vos données
• 8. Sous-traitance
• 9. Les droits qui vous sont reconnus
• 10. Modification du présent document

1. Préambule

1.    La ville de Villejuif (ci-après la « Ville ») exploite un esapce familles accessible à l’URL https://familles.villejuif.fr vous permettant d’effectuer par voie dématérialisée les démarches nécessaires pour la scolarisation de vos enfants, leurs inscriptions aux activités périscolaires et extrascolaires, ainsi que l’inscription de vos jeunes enfants aux établissements et activités qui leur sont dédiées (ci-après : l' « Espace familles »)

2.    Pour ce faire, la Ville est amenée à collecter et à traiter des données personnelles vous concernant et concernant vos enfants.

3.    Le Règlement Général sur la Protection des Données, dit "RGPD", ayant renforcé le contrôle exercé par les citoyens sur leurs données à caractère personnel, la Ville souhaite vous témoigner son engagement en matière de protection de vos données personnelles, vecteur de confiance essentiel entre la Ville et ses usagers.

4.    En outre, en matière de santé, vos données sont également encadrées par des dispositions légales et règlementaires auxquelles la Ville veille au respect.

5.    À travers cette politique, la Ville a pour objectifs de vous fournir toutes les informations utiles sur la protection de vos données personnelles et celles de vos enfants, ainsi que de faciliter vos démarches pour exercer les droits dont vous disposez auprès du responsable des traitements.

2. Délégué à la protection des données

Le Délégué à la protection des données de la Ville est le cabinet Lexing joignable :

• par le formulaire https://demarches.villejuif.fr/contact-donnees-personnelles
• à l’adresse postale : Mairie de Villejuif, service délégué à la protection des données, Hôtel de Ville, Esplanade Pierre-Yves Cosnier, 94800 Villejuif.

3. Bases juridiques et finalités de nos traitements de données

Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour répondre à des obligations légales et réglementaires incombant à la Ville, notamment :

• la gestion de la scolarisation.

Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour réaliser une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique de la Ville, notamment :

• la gestion des accueils et des activités destinées aux jeunes enfants,
• la gestion des accueils et activités périscolaires et extrascolaires ;
• la gestion de la restauration scolaire ;
• la gestion du quotient familial ;
• la gestion des paiements en ligne de certaines activités ;
• la gestion des inscriptions aux activités de jeunesse, sportives et culturelles.

4. Destinataires de vos données

Les données personnelles collectées dans le cadre de la gestion du Espace familles, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, sont destinées aux agents habilités de la Ville.

Sont également destinataires de vos données, les catégories de destinataires suivantes :

• le personnel des sous-traitants de la Ville ;
• les responsables légaux des enfants faisant l’objet des demandes d’inscription aux activités scolaires, périscolaires, extrascolaires et destinées aux jeunes enfants ;
• les chefs d’établissements scolaires et maternels de la Ville ;
• les personnels et intervenants des structures d’accueil et de loisir ;
• les agents du département du Val de Marne ;
• les agents du Trésor public ;
• les agents de la SPL Esselières pour c qui concerne la restauration scolaire.

La Ville veille à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès aux seules données nécessaires à l’exécution de leurs missions.

5. Transferts de vos données

La Ville ne transfère pas vos données en dehors de l’Union européenne.

En cas de transfert, la Ville ne le ferait que parce que ce transfert serait fondé sur des dérogations pour des situations particulières (par exemple, obtention de votre consentement ou transfert nécessaire à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande) ou après avoir pris les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité des données personnelles équivalent à celui existant en Europe, ce dont elle vous informerait préalablement.

6. Durées de conservation de vos données

La Ville fait en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant votre identification ou celle de votre enfant que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les durées de conservation que nous appliquons à vos données personnelles sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. 

Plus précisément, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante :

Finalité : gestion de la scolarisation

Traitement : Fichier / liste de recensement des enfants soumis à l’obligation scolaire

• Base active : Jusqu'à la fin de l'année scolaire[1]
• Base intermédiaire : Jusqu’à la fin de l’année scolaire où l’élève atteint 16 ans ou lorsque l’enfant quitte la commune.[2] Jusqu’à la fin de l’année scolaire pour la sanction et la saisine du directeur académique ou lorsque l’enfant quitte la commune.[3]
• Sort final : Destruction [4]

Traitement : Dossier d’inscription : fiche de renseignement, pièces justificatives

• Base active : Durée de la scolarisation dans la commune de l’élève[5]
• Base intermédiaire : 5 ans à compter de la fin de la scolarisation de l’élève[6]
• Sort final : Destruction

Traitement : Demandes de dérogation : Demande, commission de dérogation, PV

• Base active : Durée de l’instruction de la demande
• Base intermédiaire : 5 ans à compter de la fin de l’instruction[7]
• Sort final : Destruction pour le dossier de demande ; Versement aux archives pour les commissions de dérogation et PV en résultant[8]

Gestion des accueils et des activités destinées aux jeunes enfant

Traitement :

• Base active : 
• Base intermédiaire : Dossier d’admission :3 ans à compter de la fin de l’inscription[10] - Données comptables : 10 ans à compter de la fin de l’inscription[11] - Pour la partie médicale du dossier de l’enfant 28 ans à compter de la date de naissance de l’enfant[12] 
• Sort final : Destruction[13][14]

Traitement : En cas de refus d’inscription

• Base active : Jusqu’à la fin de l’instruction du dossier[15]
• Base intermédiaire : 3 ans à compter de la fin de l’instruction[16]
• Sort final : Destruction[13][14]

Traitement : En cas de refus d’inscription

• Base active : 
• Base intermédiaire : 
• Sort final : Destruction

Gestion des accueils et activités extrascolaires et périscolaires

Traitement : Dossier d’inscription activité extra-scolaire / périscolaire et pour les animations

• Base active : Durée de l'inscription de l'enfant à une activité périscolaire, extra-scolaire ou une animation[17]
• Base intermédiaire : Pour les données de toute nature : 5 à compter de la fin de l’inscriptionPour les pièces comptables : 10 ans à compter de la fin de l’inscription [18]
• Sort final : Destruction[19]

Gestion de la restauration scolaire

Traitement : Dossier d’inscription à la restauration scolaire

• Base active : Durée de l'inscription de l'enfant à la restauration scolaire / périscolaire[20] 
• Base intermédiaire : Pour les données de toute nature : 5 à compter de la fin de l’inscription - Pour les pièces comptables : 10 ans à compter de la fin de l’inscription [21]
• Sort final : Destruction[22]

Traitement : Liste des inscrits à la restauration scolaire

• Base active : Durée de l'inscription de l'enfant à la restauration scolaire / périscolaire[20] 
• Base intermédiaire : Pour les données de toute nature : 5 à compter de la fin de l’inscription - Pour les pièces comptables : 10 ans à compter de la fin de l’inscription [21]
• Sort final : Destruction[22]

Gestion du quotient familial

Traitement : Calculer le quotient familial afin d’adapter le montant des prestations selon les revenus des familles

• Base active : 1 an[23]
• Base intermédiaire : 5 ans moins la durée d’archivage courant - 10 ans si le calcul du coût de la prestation se base sur le quotient familial (pièce justificative comptable)[24]
• Sort final : Destruction

 Lorsque la réglementation l’exige, ces délais pourront être plus longs. De plus, il est précisé qu’en cas de collecte d’une donnée à caractère personnel pour plusieurs finalités, celle-ci sera conservée jusqu’à l’épuisement du délai de conservation ou d’archivage le plus long.

7. Sécurité de vos données

La Ville accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles.
Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.
Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données personnelles, la Ville s’assure qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.
La Ville met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées. À ce titre, la Ville est en mesure de recourir à des techniques de pseudonymisation ou de chiffrement des données lorsque cela s’avère possible et / ou nécessaire.

8. Sous-traitance

Lorsqu’elle a recours à un prestataire, la Ville ne lui communique des données personnelles qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

La Ville conclut avec ses sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers, conformément aux dispositions de l’article 28 du RGPD.

9. Les droits qui vous sont reconnus

La Ville est particulièrement soucieuse du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’elle met en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.

1. Votre droit d’accès

À ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :

• les finalités du traitement ;
• les catégories de données personnelles concernées ;
• les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
• lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
• des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
• l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

2. Votre droit à la rectification de vos données

Vous pouvez demander à la Ville que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées ou complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

3. Votre droit à l’effacement de vos données

Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière
• vous retirez le consentement préalablement donné
• vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement
• le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.

Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, la Ville de Villejuif ne pourra répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas si elle est tenue de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

4. Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous pouvez demander de geler temporairement (limiter) l’utilisation de vos données personnelles dans les cas prévus par la réglementation et en particulier lorsque :

• vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel (dans un tel cas, la limitation pourra être mise en place pendant une durée permettant à la Ville de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel) ;
• le traitement est illicite et vous vous opposez à l’effacement des données et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
• la Ville n'a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;

·         vous vous opposez au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par la Ville prévalent sur les vôtres.

Si vous exercez votre droit à la limitation dans le cadre d’une des situations visées ci-dessus, la Ville ne pourra plus traiter les données à caractère personnel, sauf : 

• si vous avez donné votre consentement ;
• pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
• pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale ;
• pour des motifs importants d'intérêt public de l'Union ou d'un État membre.

5. Votre droit de vous opposer aux traitements de données

Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données personnelles dont la base juridique est l’intérêt légitime ou l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique de la Ville (cf. article ci-dessus sur la base juridique du traitement).

En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, la Ville veillera à ne plus traiter vos données personnelles dans le cadre du traitement concerné sauf si elle peut démontrer qu’elle peut avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

6. Votre droit à la portabilité de vos données

Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par la Ville.

Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :

• uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas
• les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment.

Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre responsable de traitement. 

Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.

7. Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. La Ville cesse alors de traiter vos données personnelles sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

8. Votre droit d’introduire une réclamation

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil (Commission nationale informatique et libertés, 3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

9. Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

Vous disposerez également lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif du droit de définir des directives générales.

10. Les modalités d’exercice de vos droits

Les demandes relatives à l’exercice de vos droits s’effectuent :

• à l’adresse postale suivante Mairie de Villejuif, service délégué à la protection des données, Hôtel de Ville, Esplanade Pierre-Yves Cosnier, 94800 Villejuif
• au travers du formulaire https://demarches.villejuif.fr/contact-donnees-personnelles.

10. Modification du présent document

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur cette page de notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mises à jour.

 

Mis à jour le :1er juillet 2026

 

[1] C. Education, art. L131-6. 
[2] C. Education, art R131-10-4.
[3] C. Education, art R131-10-4.
[4] Instruction DGP/SIAF/2014/006, 1212/02, p. 223 et 1212/08, p. 224.
[5] Délibération n° 2015-433 du 10 décembre 2015 portant adoption d'une norme simplifiée relative aux traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les collectivités territoriales et les personnes morales de droit public et de droit privé gérant un service public aux fins de gérer les services en matière d'affaires scolaires, périscolaires, extrascolaires et de petite enfance (NS-058), art. 3.
[6] Durée de prescription légal (art. 2224 du Code divil, cf. art. 3 de la délibération n° 2015-433 du 10 décembre 2015).
[7] Instruction DGP/SIAF/2014/006, 1212/09 et 1212/10, p.224.
[8] Instruction DGP/SIAF/2014/006, 1212/02, p. 223 et 1212/09 et 1212/10, p.224.
[9] Délibération n° 2015-433 du 10 décembre 2015 portant adoption d'une norme simplifiée relative aux traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les collectivités territoriales et les personnes morales de droit public et de droit privé gérant un service public aux fins de gérer les services en matière d'affaires scolaires, périscolaires, extrascolaires et de petite enfance (NS-058), art 3.
[10] Instruction DGP/SIAF/2014/006, 1121/05, p.208
[11] Instruction DGP/SIAF/2014/006, 1121/06, p.208.
[12] Instruction DGP/SIAF/2014/006, 1123/01, p. 208.
[13] Instruction DGP/SIAF/2014/006, 1121/05 et 1121/06, p.208.
[14] Instruction DGP/SIAF/2014/006, 1121/04, p. 208.
[15] Délibération n° 2015-433 du 10 décembre 2015 portant adoption d'une norme simplifiée relative aux traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les collectivités territoriales et les personnes morales de droit public et de droit privé gérant un service public aux fins de gérer les services en matière d'affaires scolaires, périscolaires, extrascolaires et de petite enfance (NS-058), art. 3.
[16] Instruction DGP/SIAF/2014/006, 1121/04, p. 208
[17] Délibération n° 2015-433 du 10 décembre 2015 portant adoption d'une norme simplifiée relative aux traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les collectivités territoriales et les personnes morales de droit public et de droit privé gérant un service public aux fins de gérer les services en matière d'affaires scolaires, périscolaires, extrascolaires et de petite enfance (NS-058), art. 3
[18] Instruction DGP/SIAF/2014/006, 1232/01, p. 226.
[19] DGP/SIAF/2014/006, 1232/01, p.226.
[20] Délibération n° 2015-433 du 10 décembre 2015 portant adoption d'une norme simplifiée relative aux traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les collectivités territoriales et les personnes morales de droit public et de droit privé gérant un service public aux fins de gérer les services en matière d'affaires scolaires, périscolaires, extrascolaires et de petite enfance (NS-058), art. 3.
[21] Instruction DGP/SIAF/2014/006, 1232/01, p. 226.
[22] Instruction DGP/SIAF/2014/006, 1223/01, p.226
[23] Calcul annuel : https://www.economie.gouv.fr/particuliers/quotient-familial
[24] Instruction DGP/SIAF/2014/006, 1232/01 p.226.